KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Komunikasi merupakan suatu proses penyampaian informasi yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam kehidupan organisasi, baik dalam bentuk organisasi perusahaan yang berorientasi laba maupun organisasi kemasyarakatan, kerjasama para anggota didalamnya mutlak diperlukan. Tujuan yang ingin dicapai, strategi yang akan dijalankan, keputusan yang akan dilaksanakan, rencana yang harus direalisasikan, serta program kerja yang harus diselenggarakan, semua memerlukan hubungan serta kerjasama yang baik antar personal maupun kelompok. Maka, setiap individu dalam organisasi perlu berhubungan dan berkomunikasi secara baik, sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Komunikasi dalam sebuah organisasi perusahaan biasanya terjadi dalam dua kontek, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan (internal communication) dan komunikasi yang terjadi diluar perusahaan (external communication). Di dalam komunikasi internal, baik secara vertical, horizontal, maupun diagonal sering terjadi kesulitan yang menyebabkan terjadinya ketidaklancaran komunikasi atau dengan kata lain terjadi miss komunikasi. Kesulitan ini terjadi dikarenakan adanya kesalahpahaman, adanya sifat psikologis seperti egois, kurangnya keterbukaan antar pegawai, adanya perasaan tertekan dan sebagainya, sehingga menyebabkan komunikasi tidak efektif dan pada akhirnya tujuan organisasi pun sulit untuk dicapai.

Komunikasi yang efektif dapat dipengaruhi atau ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut:

1. Kerangka Acuan

Wilburn Schram, dalam karyanya “Communication research in the United States”, yang disadur oleh Onong Uchjan Effendy menyatakan sebagai berikut :

“komunikasi akan berhasil, apabila pesan yang disampaikan komunikator cocok dengan kerangka acuan (frame of reference), yakni perpaduan pengalaman dan pengertian (collection of experience and meaning) yang pernah diperoleh komunikan.”(Effendy, 1985 18). Jadi jelas bahwa frame of reference yang didukung field of experience merupakan factor yang penting dalam berkomunikasi. Jika bidang pengalaman komunikator dan pengetahuannya sesuai dengan komunikan, maka komunikasi akan berjalan dengan lancar.

2. Faktor Situasi dan Kondisi

Yang dimaksud dengan situasi disini adalah situasi komunikasi pada saat komunikan menerima pesan yang kita sampaikan . Situasi ini akan mendukung komunikasi efektif apabila komunikator menyampaikan informasi pada saat komunikan menanti suatu pengumuman. Begitu pula dengan kondisi, akan mempengaruhi serta mendukung efektivitas komunikasi. Seperti, kondisi gaduh, yang disebabkan lingkungan luar, kondisi gugup yang diderita seorang komunikator dalam menyampaikan pesannya akan turut menentukan keberhasilan jalannya proses komunikasi.

3. Faktor Media Komunikasi

Media komunikasi merupakan alat untuk membantu lancarnya proses komunikasi. Yang dimaksud media disini adalah surat, memo, nota, brosur, pamphlet, bulletin, majalah, koran, papan pengumuman, kotak saran, telephone, radio, televisi dan sebagainya . Pada saat ini telah dan sedang berkembang telemobitel, faksimil, telepon genggam, internet, e-mail dan sebagainya yang membantu lancarnya dan semakin efektifnya pesan yang dapat disampaikan lewat media tersebut. Raymond V.L (1977), dalam bukunya “ A General Sematics Approach to Communication Barries”, mengatakan bahwa terdapat empat faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi yaitu :

  1. Jalur komunikasi formal
  2. Authory structure
  3. Spesialisasi pekerjaan
  4. Ownership information

Demikianlah beberapa faktor yang dapat membantu komunikasi berjalan dengan lancer dan efektif . Dengan komunikasi yang efektif akan menciptakan hubungan kerja yang harmonis, penuh keterbukaan sehingga diharapkan perusahaan mendapatkan feed back dalam bentuk dukungan dari karyawan, melalui kerja yang produktif, bersemangat, dan dengan moralitas yang tinggi. Gairah kerja yang ditimbulkan dengan adanya komunikasi yang efektif akan mendukung motivasi dan aspirasi karyawan untuk bekerja lebih giat sehingga produktivitas kerja dapat tercapai. Komunikasi yang harmonis akan menciptakan integritas yang baik . Melalui hubungan yang didorong oleh rasa pengertian, keterbukaan dan rasa memiliki serta kebersamaan telah terbukti dapat menciptakan kegairahan dalam bekerja, dan diharapkan inipun akan membawa pada implikasi yang positif terhadap produktivitas kerjanya secara keseluruhan .

Di dalam organisasi terdapat aturan-aturan tertulis dan tidak tertulis tentang bagaimana individu berkomunikasi dengan kolega, karyawan dan atasan. Dalam organisasi lain, ada keluwesan yang lebih besar dan bisa berkomunikasi dengan seseorang yang lebih tinggi kedudukan atau hirarkinya dibanding atasan langsung.

Kita harus tahu siapa yang dapat tersinggung dan siapa yang akan marah ketika kita mengirimkan sebuah pesan yang melampaui satu level diatas anda. Pada semua kasusnya pentinglah untuk memahami bagaimana kekuasaan mempengaruhi sistem aliran informasinya. Orang dengan kedudukannya memiliki kekuasaan dan bisa mempengaruhi kebijaksanaan, perencanaan dan operasi-operasinya perusahaan

I. Komunikasi dengan Kolega

Komunikasi yang baik diantara kolega-kolega selalu penting dan terutama sekali dalam organisasi-organisasi yang berorientasi tim. Itu penting untuk mengkoordinasikan proyek-proyek, menghasilkan pekerjaan berkualitas yang dilaksanakan dengan baik, memecahkan kesalahpahaman, membagi gagasan-gagasan dan dukungan. Sangatlah baik untuk mengansumsikan bahwa komunikasi jujur dan terbuka diantara kolega-kolega adalah bermanfaat bagi Anda dan organisasi Anda.

*  Tips Membangun Komunikasi Efektif dengan Kolega

1. Belajarlah tentang masing-masing kolega dengan siapa Anda membagi informasi. Pahamilah sikap-sikap mereka dan level kemampuannya.

2. Terapkanlah kepercayaan. Jangan menghianati kepercayaan atau membuat kolega-kolega secara suka rela menangani proyek-proyek yang tidak diinginkan, misalnya.

3. Bermainlah dengan jujur. Ini akan berlangsung disepanjang jalan ke arah pemberian hak kepada Anda untuk mengharapkan permainan yang adil sebagai pengembaliannya.

4. Temukanlah persoalan-persoalan dan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan yang menyenangkan Anda berdua. Temukanlah pokok-pokok persetujuan tentang prosedur-prosedur operasi. Bagikanlah ide-ide yang baik.

5. Tunjukanlah penghargaan.

6. Bersedialah berbicara dan jangan menimbun informasi pada saat Anda menerapkan kepercayaan.

7. Berikanlah kontribusi yang solid dan produktif untuk proyek-proyek kelompok.

8. Bantulah orang lain mencapai tujuan-tujuannya.

9. Bantulah orang lain mengembangkan kecakapan-kecakapannya.

10. Berikanlah umpan-balik konstruktif bilamana diperlukan.

II. Berkomunikasi dengan Orang yang Bekerja untuk Anda

Kemampuan Anda untuk berhubungan dengan orang yang melaporkan hal-hal yang krusial untuk kesuksesan Anda dan kesuksesan mereka. Anda bertanggungjawab untuk menghasilkan yang paling baik buat mereka dan mereka mereka mendukung Anda dalam memenuhu tanggungjawab Anda. Dimulai dengan apa yang diinginkan oleh kebanyakan orang dari atasan meraka.

  1. Informasi tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaannya dengan baik.
  2. Informasi tentang perusahaan.
  3. Penjelasan tentang proyek-proyek tim dan bagaimana proyrk-proyek tim berhubungan dengan tujuan-tujuan organisasi.
  4. Umpan-balik konstruktif tentang kinerja.
  5. Satu kadar kemandirian.
  6. Penghargaan ketika mereka mendapatkannya dan tanpa meminta.
  7. Kesan ikut memiliki.
  8. Pekalah pada pengaruh yang dimiliki pesan Anda.
  9. Cara Mengembangkan Otorisasi

III. Berkomunikasi dengan Atasan

Ketika Anda ingin berkomunikasi secara efektif dengan sesorang yang mempunyai tanggungjawab dan posisi yang lebih tinggi didalam organisasi Anda, mulailah dengan mengambil petunjuk-petunjuk Anda dari praktek yang mapan. Kalau atasan Anda benar-benar mempunyai pintu yang terbuka, maka pergunakanlah itu. Kalau tidak, pelajarilah cara yang bisa diterima untuk mendekatinya.

Apa yang Harus Anda Katakan ?

Komunikasi dengan atasan Anda sebaiknya lebih formal dibanding komunikasi Anda dengan orang lain. Anda bisa berkomunikasi tentang persoalan-persoalan berikut ini dengan atasan Anda :

  1. Informasi yang secara langsung melayani tugas-tugas pembuatan keputusan atasan Anda.
  2. Ide-ide tentang proyek-proyek spesifik.
  3. Keluhan-keluhan dan masalah-masalah penting yang akan menguntungkan dari perhatian atasan Anda
  4. Usulan-usulan yang dipikirkan dengan baik untuk memperbaiki prosedur-prosedur.
  5. Informasi laporan yang mapan.
  6. Hindarilah berkomunikasi tentang persoalan-persoalan lain yang tidak mempengaruhi kinerja Anda, seperti hubungan pribadi Anda.

ARTI PENTING ORGANISASI DAN METODE

Dalam tugas ini, saya akan menjelaskan tentang penting organisasi dan metode dalam organisasi  yang saya buat. Di dalam proposal di tugas pertama,  organisasi dan metode itu sangat penting dalam organisasi. Karena pengertian dari organisasi dan metode itu sendiri adalah rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu:

  1. Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya.
  2. Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen.
  3. Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.
  4. Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan.

Dalam proposal yang telah saya buat terdapat Latar Belakang, Nama Usaha, Status Usaha, Visi Misi, Teknik Operasional dan lainnya yang berhubungan dengan tata kerja usaha, dan itu semua merupakan metode organisasi yang di buat agar mencapai tujuan secara efisien, yang artinya sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat di manfaatkan sebaik mungkin sehingga dilakukan secara ilmiah dan praktis atau terencana,sehingga tujuan dapat di capai secara maksimal.

Dari struktur organisasi tersebut , dapat di ketahui bahwa usaha ini tidak di kerjakan oleh seorang atau individual melainkan beberapa orang yang saling bekerja sama agar mendapatkan hasil atau keuntungan dalam usaha tersebut, dan itu merupakan arti dari suatu organisasi karena memiliki unsur-unsur organisasi seperti orang-orang, kerja sama, dan tujuan.

Penjelasan dari struktur organisasi diatas adalah:

  • Manager

adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan penggunaan segala sumber (personel, peralatan, uang, dan informasi) serta bertanggung jawab terhadap  pelaksanaan rencana yang telah diputuskan direksi untuk mencapai tujuan perusahaan. Tugas dari manager yaitu, merencanakan, mengorganisir, mengarhakan, mengawasi, penempatan.

  • Bendahara

Untuk menyimpan dan mengelola keuangan dari organisasi

  • Supervisor

disebut tingkat pengawasan operasional yang mempunyai wewenang untuk mengawasi pelaksanaan operasional sehari-hari agar dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Jadi, supervisor yang berhak untuk mengatur jadwal kerja pengajar, cleaning services dan admin.

Jadi kesimpulannya bahwa organisasi dan metode sangat penting dalam menjalakan perusahaan, agar dapat menjalankan usaha dengan lebih baik, dan semua itu ada hubungan timbal baliknya dan juga ada keuntungannya yaitu :

  1. Dapat menjelaskan perlunya proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu.
  2. Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus di laksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu
  3. Merupakan sebuah alat untuk mencapai tujuan tersebut bagi kelompok yang bekerja sama.
  4. Dan merupakan syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya dan meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapat tujuan.

MOTIVASI DIRI SENDIRI

Sukses adalah keinginan tiap orang, ada satu hal penting dalam meraihnya, yaitu motivasi. Motivasi dapat membuahkan kedisiplinan, keuletan dan lain-lain. Motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan antusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri maupun dari luar individu. Seberapa kuat motivasi yang dimiliki individu akan banyak menentukan terhadap kualitas perilaku yang ditampilkannya, baik dalam konteks belajar, bekerja maupun dalam kehidupan lainnya.. Kajian tentang motivasi telah sejak lama memiliki daya tarik tersendiri bagi kalangan pendidik, manajer, dan peneliti, terutama dikaitkan dengan kepentingan upaya pencapaian kinerja (prestasi) seseorang. Untuk lebih memahami tentang motivasi, kita akan bertemu dengan beberapa teori motivasi, tapi dalam pembahasan kali ini saya memaparkan salah satu dari teori motivasi tersebut, yaitu: Teori Victor H. Vroom (Teori Harapan).

Teori Victor H. Vroom (Teori Harapan)

Victor H. Vroom, dalam bukunya yang berjudul “Work And Motivation” mengetengahkan suatu teori yang disebutnya sebagai “ Teori Harapan”. Menurut teori ini, motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

Dinyatakan dengan cara yang sangat sederhana, teori harapan berkata bahwa jika seseorang menginginkan sesuatu dan harapan untuk memperoleh sesuatu itu cukup besar, yang bersangkutan akan sangat terdorong untuk memperoleh hal yang diinginkannya itu. Sebaliknya, jika harapan memperoleh hal yang diinginkannya itu tipis, motivasinya untuk berupaya akan menjadi rendah.

Teori Harapan (Expectancy Theory) mempunyai 3 komponen, yaitu: Harapan, Nilai (Value), dan Pertautan (Instrumentality).

1. NILAI (Valence)

Setiap bentuk insentif punya nilai positif atau negatif bagi seseorang. Juga apakah nilai itu besar atau kecil bagi seseorang.

Contoh : Seorang karyawan mendapatkan suatu penghargaan dari perusahaan dengan diberikan plakat, karena bakti kepada perusahaan selama sekian tahun. Tetapi, dampak negatifnya dapat membuat kecemburuan social terhadap karyawan lain. plakat hanya berupa sebuah pajangan yang mempunyai nilai kecil hanya untuk kepuasaan pribadi tidak bias dikomersilkan

2. INSTRUMENTALITAS

Adanya hubungan antara pekerjaan yang harus dilakukan dengan harapan yang dimiliki. Jadi jika pekerjaan dilihat bisa merupakan alat untuk mendapatkan apa yang diharapkan timbullah motivasi kerja.

Contoh : seseorang mengikuti sebuah lembaga multi level marketing (MLM) dengan mengharapkan keuntungan yang berlimpah, karena bila mengandalkan insentif dari perusahaan tidak cukup memadai sebab bisnis MLM ini cukup menjanjikan.

3. PENGHARAPAN

Persepsi tentang besarnya kemungkinan keberhasilan mencapai tujuan/hasil kerja.

Contoh: seorang karyawan mendapatkan insentif lebih bila melakukan kerja lembur.

Cita-cita atau tujuan hidup ini hanya bisa diraih jika kita memiliki motivasi yang kuat dalam diri kita sendiri. Tanpa motivasi apa pun, sulit sekali untuk menggapai apa yang kita cita-citakan. Tapi tak dapat dipungkiri, memang cukup sulit membangun motivasi di dalam diri sendiri. Sesungguhnya banyak hal yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan motivasi tersebut.

Motivasi diri berawal dari dorongan keyakinan dalam diri sendiri untuk menang. Ini dibentuk oleh cita-cita dan impian besar yang akan memotivasi saya untuk meraihnya. Misalnya, pada saat saya dibayang – bayangi kecemasan dan ketakutan akan menghadapi masa depan yang buruk, maka saya akan berusaha mencoba mengatasinya dengan meningkatkan keyakinan diri bahwa saya mampu mencapai hidup yang lebih baik. Dengan rasa ketakutan tadi, dimulai dari sekarang saya terus menanamkan pada diri sendiri dengan terus berusaha dan belajar terus bila ingin mendapatkan hasil yang baik. Karena pada dasarnya, tidak ada yang dapat kita raih jika kita terus berusaha keras. Dan sebaliknya, jika kita berhenti untuk berlatih dan berusaha maka kita akan mengalami kegagalan.

Saat ini, motivasi saya meneruskan kuliah ke jenjang S1 adalah untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih baik lagi, mendapatkan gelar, mendapatkan prestasi yang memuaskan (lulus dengan nilai yang baik), bisa membanggakan dan membahagiakan orang tua saya. Motivasi saya juga timbul karena rasa bersyukur kepada Allah SWT, bersyukur atas hal-hal baik dalam hidup saya, saya mempunyai kesempatan untuk melanjutkan kuliah sampai ke perguruan tinggi, pengalaman yang telah saya dapatkan, orang – orang yang memperhatikan saya, ini semua sangat saya syukuri dan hargai, dan hal inilah yang mendorong untuk mencapai tujuan saya selama ini.

Motivasi adalah sesuatu yang dapat menumbuhkan semangat Anda dalam rangka mencapai tujuan. Dengan motivasi yang kuat di dalam diri sendiri, Anda akan memiliki apresiasi dan penghargaan yang tinggi terhadap diri dan hidup ini. Sehingga Andapun tidak ragu lagi melangkah mencapai tujuan dan cita-cita hidup Anda.

Jalan untuk mencapai tujuan tidak selamanya semulus jalan tol. Suatu saat, Anda akan menghadapi jalan terjal, menanjak, dan penuh bebatuan. Jangan memutar arah untuk mengambil jalan pintas. Hadapi terus jalan tersebut dan pikirkan cara terbaik untuk bisa melewatinya. Jika Anda memandang masalah sebagai sesuatu yang mengerikan, Anda akan semakin sulit termotivasi. Sebaliknya, bila Anda selalu siap menghadapi setiap masalah, maka Anda seakan memiliki energi dan semangat berlebih untuk mencapai tujuan Anda.

Sumber:

http://www.resensi.net/Kumpulan Cerita Motivasi _ Artikel Motivasi.htm)

http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2008/02/06/teori-teori-motivasi/

ORGANISASI LES BAHASA INGGRIS E-HOUSE (ENGLISH HOUSE)

  1. LATAR BELAKANG

Dalam era global seperti sekarang ini, kita ketahui pendidikan bahasa Inggris sangat diperlukan. Dimana, bahasa Inggris merupakan bahasa dunia. Di jenjang pendidikan apapun, bahasa Inggris merupakan mata kuliah yang wajib ada di kurikulum pendidikan. Maka dari itu, sangat diperlukan untuk membuat suatu organisasi pendidikan informal yang memberikan layanan les bahasa Inggris kepada siswa SD, SMP, SMA, mahasiswa, serta masyarakat umum. Sebelum memaparkan tujuan dari organisasi yang akan dibuat, maka kita perlu mengetahui pengertian dari organisasi.

Organisasi adalah sekelompok manusia yang saling bekerja sama dan berinteraksi untuk mencapai tujuan  yang telah ditetapkan. Oleh karena itu saya akan membuat organisasi yang pada akhirnya memiliki orientasi hasil. Organisasi ini bernama Organisasi E-Housing (les bahasa Inggris), sebagai organisasi yang berlandaskan pendidikan informal . Organisasi ini akan memiliki hasil kemajuan karena mempunyai struktur-struktur sebagai berikut:

  1. VISI DAN MISI

VISI

Visi dari perusahaan ini adalah untuk menjadi wadah berbagai pihak yang ingin belajar lebih mahir tentang bahasa Inggris.  Serta dapat menjadi organisasi yang akan berkembang untuk waktu jangka panjang.

MISI:

Misi disini merupakan hal yang harus dicapai dalam suatu organisasi. Misi dari organisasi ini untuk mengajak dan membantu siswa/masyarakat umum yang ikut dalam les ini agar dapat berbahasa Inggris yang baik dan benar.

ATURAN

Aturan merupakan suatu pengikat agar peserta mematuhinya.

Meskipun organisasi ini merupakan lembaga pendidikan informal akan tetapi tetap harus mengikuti aturan yang berlaku sesuai dengan peraturan pemerintah tentang lembaga pendidikan informal. Dan

Di dalam organisasi ini sendiri ada aturan yang harus dipatuhi oleh semua anggota dari organisasi.

  1. PROFESIONALISME
    Profesionalisme adalah kemampuan invidual tersebut dalam melakukannya,yaitu :

Profesionalisme akan diterapkan pada setiap anggota / pegawai dari tempat les ini agar semua kegiatan akan terlaksana dengan baik dan juga agar anggota dan pegawai tersebut dapat bertanggung jawab akan tugasnya masing – masing.

  1. INSENTIF
    Secara sederhana insentif merupakan suatu bentuk penghargaan bagi para anggota yang melakukan tanggung jawabnya dengan baik atau kepada anggota yang berprestasi.
  1. SUMBER DAYA

Di dalam organisasi ini sumber manusia yang kita kumpulkan, merupakan orang-orang yang telah mengerti dan fasih dalam berbahasa Inggris dan telah mempunyai pengalaman dalam mengajarkan bahasa Inggris. Sedangkan untuk sumber daya materilnya merupakan dana yang kita kumpulkan dari sponsor.

  1. RENCANA KERJA

English House ini memiliki rencana kerja adalah membuat organisasi ini menjadi semakin besar, dengan melebarkan sayapnya dengan membuka cabang ke berbagai daerah di Jakarta. Sehingga dapat dikenal lebih luas serta dapat merangkul lebih banyak anggota. Sehingga minat masyarakat unbtuk berbahasa Inggris dapat ditingkatkan.

LAPORAN

Pelaporan dilaksanakan satu bulan sekali oleh pengelola yang meliputi:

  • Laporan keuangan
  • Laporan jumlah  peserta / anggota
  • Evaluasi dan rekomendasi
  1. TEKNIK OPERASIONAL

Kami memperkerjakan beberapa karyawan meliputi  1 tenaga administrasi, 1 orang bendahara, 6 tenaga pengajar , 2 orang cleaning services, 1 orang supervisor, 1 orang manajer.

Berikut ini merupakan struktur organisasi dari proposal yang telah kami buat.

Hello world!

Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!